Định khoản kế toán là gì? Cách định khoản kế toán nhanh và hiệu quả

Doanh nghiệp được hình thành và phát triển với quy mô ngày càng lớn, trong đó không thể thiếu bộ phận kế toán giúp họ định khoản, tính chi phí, doanh thu mà doanh nghiệp đạt được. Nếu bạn muốn tìm hiểu về một trong những công việc của kế toán cần làm và cách thực hiện như thế nào thì hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây. 

Định khoản kế toán là gì?

Là việc làm ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đó các đối tượng kế toán sẽ được ghi chép vào đúng tài khoản được quy định sẵn và được ghi vào bên Nợ hoặc là bên Có của một tài khoản tương ứng.

Để thực hiện được chính xác yêu cầu người làm cần am hiểu và thuộc các tên tài khoản, loại tài khoản tương ứng với các chi phí để hạch toán chính xác.

Mỗi một nghiệp vụ kế toán được phát sinh bạn sẽ cần phải hạch toán hoặc gọi là định khoản chúng sao cho chính xác và phù hợp nhất với nguyên lý kế toán. Có nhiều loại định khoản như là định khoản mua hàng, định khoản bán hàng, định khoản tiền lương, định khoản cho các tài sản cố định và lưu động,… Tuỳ vào từng nghiệp vụ phát sinh với những đối tượng kế toán cụ thể mà bạn sẽ định khoản chúng theo đúng tài khoản đã được quy định sẵn.

Định khoản kế toán được thực hiện theo quy trình như thế nào?

Để có thể làm việc một cách thống nhất cho tất cả các nghiệp vụ thì người ta sẽ quy định một quá trình cụ thể giúp bạn làm việc dễ dàng hơn, khi định khoản bạn sẽ thực hiện theo quy trình sau đây:

Xác định các đối tượng kế toán liên quan trong mỗi nghiệp vụ phát sinh

 Ở bước này, bạn cần phải xác định một cách cẩn thận tránh nhầm lẫn các đối tượng vào các tài khoản không phù hợp dễ gây ra sự sai sót có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Bằng cách xem các chứng từ phát sinh được lưu giữ, dựa vào đó bạn sẽ xác định các đối tượng liên quan cần phải hạch toán vào tài khoản chi phí hay doanh thu nào sau đó tiến hành định khoản chúng

Xác định tài khoản kế toán phù hợp với từng đối tượng là bước tiếp theo

Mỗi một đối tượng kế toán sẽ tương ứng với một tài khoản kế toán khác nhau, sau khi bạn đã xác định được các đối tượng cần phải kê khai và định khoản thì bạn sẽ tiếp tục phải xác định các tài khoản có liên quan. Việc xác định đúng đối tượng với tài khoản sẽ giúp các bạn hạch toán một cách chính xác hơn. Để biết được các đối tượng đó thuộc những tài khoản nào thì bạn cần phải học thuộc bảng hệ thống tài khoản kế toán, trong đó tất cả các tài khoản và đối tượng đều được quy định và dựa vào đó bạn sẽ dễ dàng xác định được các đối tượng này.

Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng

Bước tiếp theo sẽ xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán xem nó có thể tăng hay là giảm để tiếp tục định khoản chính xác.

Xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có trong sơ đồ chữ T

Tiếp tục xác định các tài khoản nào cần ghi Nợ và tài khoản nào cần phải ghi Có.

Lưu ý: nếu như tài khoản này ghi có thì sẽ không được phép cùng lúc ghi Nợ.

Xác định số tiền cụ thể cho mỗi tài khoản được hạch toán

Cuối cùng là việc ghi số tiền vào các tài khoản cần hạch toán, và tổng số tiền của bên có sẽ phải bằng với tổng số tiền bên Nợ.

Nếu bên Nợ và Có không bằng nhau có nghĩa là  đang định khoản chưa chính xác.

Nguyên tắc khi định khoản kế toán mà bạn cần phải biết

 – Đối với mỗi một định khoản được ghi chép, bạn cần phải tuyệt đối tuân thủ việc ghi bên Nợ trước và bên có sau. Đây là điều bắt buộc để có được sự thống nhất trong cách định khoản của kế toán tránh trường hợp không thống nhất và hiểu sai về các tài khoản.

– Các nghiệp vụ biến động tăng được ghi vào một bên và các nghiệp vụ biến động giảm sẽ được ghi vào bên còn lại.

– Khi ghi Nợ và Có tuyệt đối không được ghi bằng hàng với nhau mà theo nguyên tắc chữ Nợ sẽ được ghi so le với chữ Có.

– Tổng phần giá trị của bên Nợ sẽ phải bằng giá trị của bên Có. Bởi vì giống như một khoản tiền bỏ ra để tiêu vào nhiều việc khác nhau, khi tính toán lại sẽ phải cộng tổng tất cả các khoản đã tiêu vào mỗi việc với nhau rồi so sánh với tổng số tiền bạn đã bỏ ra xem có bằng nhau hay không. Nếu như không bằng nhau có nghĩa là đã bỏ qua một khoản chi tiêu nào đó mà chưa nhớ ra. Và trong doanh nghiệp nếu như bạn bỏ qua như vậy thì công ty sẽ bị bỏ qua một phần chi phí không được ghi chép và nó ảnh hưởng tới kết quả doanh thu của doanh nghiệp đó.

 – Tài khoản có phát sinh biến động tăng bên nào thì sẽ có số dư sẽ được ghi bên đó.

–  Có những tài khoản lưỡng tính như là TK 131, TK 1388, TK 331, TK 333,…

– Các tài khoản ở các mục 5, 6, 7, 8, 9 sẽ không có số dư.

Cách định khoản kế toán chính xác, dễ dàng hơn

Sau khi nắm vững kiến thức về tài khoản, cách làm thì việc sử dụng một phần mềm kế toán để hỗ trợ xử lý dữ liệu tự động, nhanh chóng và dễ dàng là điều cần thiết.

Một phần mềm kế toán sẽ giúp người dùng tự động định khoản bút toán Nợ / Có, tự động tính lại giá xuất kho, tự động tính chênh lệch tỷ giá, tự động trích khấu hao và phân bổ chi phí.

Ngoài ra phần mềm kế toán còn cung cấp các tiện ích thông báo lỗi hạch toán hoặc lỗi số liệu, hỗ trợ import hàng loạt phiếu từ tập tin Excel, hỗ trợ kết chuyển tự động số liệu sang các kỳ sau, tự động lập nhanh và chính xác báo cáo tài chính.

Nếu bạn muốn tìm hiểu những nghiệp vụ kế toán được tích hợp vào phần mềm kế toán rất dễ dàng cho người sử dụng, bạn hãy đăng ký trải nghiệm phần mềm kế toán ISSI hoàn toàn miễn phí tại đây.

Ngoài ra ISSI hiện cung cấp những phần mềm kế toán đóng gói cho những doanh nghiệp có nhu cầu không quá đặc thù, đầy đủ nghiệp vụ kế toán. Bên cạnh đó ISSI còn cung cấp phần mềm kế toán customize phù hợp với những nhu cầu riêng biệt, đa dạng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Nếu bạn muốn cùng ISSI đem đến lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn, bạn liên hệ với chúng tôi tại đây nhé.