PHẦN MỀM ISSI ERP

Các lý do hàng đầu của một tổ chức để triển khai hệ thống ERP bao gồm:

• Cải tiến quy trình kinh doanh nội bộ
• Cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty
• Giảm chi phí CNTT và chi phí lao động
• Cải thiện tương tác giữa nhân viên nội bộ và tổ chức bên ngoài.

Với một hệ thống ERP đang hoạt động, doanh nghiệp của bạn có thể giải quyết các vấn đề quan trọng có thể gây bất lợi cho lợi nhuận của tổ chức, nếu không được kiểm soát.

Tầm quan trọng của ERP xoay quanh những gì nó có thể làm cho doanh nghiệp của bạn. ERP quản lý một số chức năng kinh doanh thông qua việc sắp xếp hợp lý và tự động hóa các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Phần mềm tạo ra một hoạt động gọn gàng và chính xác, đồng thời cung cấp một cái nhìn 360 độ hoàn chỉnh về toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn. Với phần mềm, các doanh nghiệp có thể cải thiện cả hiệu quả người dùng và năng suất, trở nên nhanh nhẹn, cải thiện dịch vụ khách hàng.

1. Hiệu quả – tiêu chí quan trọng nhất của phần mềm ERP, giúp giảm các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại.
2. Tiết kiệm chi phí – không kém phần quan trọng, nhờ dữ liệu chính xác doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành và ngăn ngừa sự chậm trễ/gián đoạn.
3. Bảo mật – bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu với các tùy chọn để hạn chế quyền truy cập vào các lớp thông tin khác nhau.
4. Dịch vụ khách hàng – tương tác tốt hơn và nhanh hơn với khách hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin chính xác và đầy đủ, lịch sử giao dịch, v.v.
5. Tương thích với di động – dễ dàng truy cập vào hệ thống từ bất cứ đâu.
6. Báo cáo – nhiều loại báo cáo kinh doanh, tùy chọn để tùy chỉnh báo cáo, trực quan hóa tốt hơn các dữ liệu phức tạp.
7. Dự báo – dựa trên dữ liệu chính xác và giao dịch từ hoạt động kinh doanh của chính bạn.
8. Tính linh hoạt & khả năng mở rộng – có sẵn nhiều cấu hình khác nhau, dễ dàng điều chỉnh tất cả các yếu tố và mô-đun theo ý muốn.
9. Tự động hóa – tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ dư thừa.
10. Khả năng cạnh tranh – với tất cả những lợi thế được kết hợp một cách phù hợp, công ty của bạn sẽ có được lợi thế so với những đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.

Phần mềm ERP là một thành phần quan trọng để xây dựng một doanh nghiệp thành công. Những lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP trong tổ chức của bạn mang lại cho công ty của bạn sự cạnh tranh và thúc đẩy tài chính đồng thời cải thiện năng suất, cộng tác và giao tiếp của công ty. 

Giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) có thể là một trong những khoản đầu tư hiệu quả nhất mà một công ty có thể thực hiện để nâng cao hiệu quả, lợi nhuận và tính bền vững lâu dài. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những quyết định khó thực hiện nhất, do chi phí ban đầu để triển khai phần mềm và đào tạo nhân viên, cũng như các chi phí liên quan.

• Quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.)
• Loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt)
• Tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.)
• Mức độ tùy biến

Chi phí ERP lớn có thể do nhiều yếu tố, một trong các yếu tố đó đã được đề cập ở trên. Mỗi phần mềm sẽ có mức độ sử dụng khác nhau, chương trình đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, nâng cấp khác nhau. Chính vì vậy, mức giá sẽ khác nhau đối với mỗi dự án triển khai ERP. Đó là lý do vì sao các đơn vị cung cấp giải pháp ERP rất khó để đưa ra một mức giá chuẩn.

Không ai có thể xác định mức giá cuối cùng để triển khai ERP một cách chính xác. Các nhà cung cấp có thể cho bạn biết chính sách giá của họ và chi phí bổ sung có thể. Bạn có thể dự đoán ngân sách của mình dựa trên các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, nhân viên và phần mềm. Vấn đề là bạn sẽ chỉ biết tổng chi phí chính xác khi dự án hoàn thành. Nguyên tắc chung là: công ty càng lớn, số lượng người dùng càng lớn, chi phí sẽ càng cao.

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP nhưng có thể chia thành 2 loại giải pháp ERP là ERP ngoại và giải pháp ERP nội.

• ERP ngoại là giải pháp được cung cấp bởi các doanh nghiệp nước ngoài. Có thể kể đến các đơn vị nổi tiếng như: SAP, Oracle, Info…Chi phí triển khai giải pháp ERP ngoại khá cao, ví dụ như ứng dụng ERP với các module cơ bản: chi phí trung bình từ sẽ rơi vào vài triệu USD.
• Còn với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thì có thể cân nhắc ứng dụng giải pháp ERP nội, các giải pháp này thường được phát triển theo quy chuẩn nước ngoài được tùy biến cho phù hợp với doanh nghiệp Việt có thể tiết kiệm được đáng kể các chi phí ( thường chỉ bằng 1/10 so với chi phí của ngoại xấp xỉ 50.000 USD- 100.000 USD tùy thuộc vào các yêu cầu của đơn vị sử dụng).

Cũng không có quy tắc khó và nhanh về thời gian phát triển phần mềm tùy chỉnh có thể mất bao lâu. Câu trả lời duy nhất là “nó phụ thuộc”. Nó phụ thuộc vào phạm vi của dự án, các tính năng cần thiết, cơ sở hạ tầng hiện có… danh sách này cứ tiếp diễn. Việc phát triển phần mềm không được thực hiện trong một lần, mà theo từng giai đoạn và mỗi giai đoạn sẽ thay đổi theo thời gian dựa trên kích thước và độ phức tạp.

Ví dụ: giai đoạn thu thập yêu cầu có thể mất từ hai đến bốn tuần, trong khi mã hóa và triển khai thường mất vài tháng. Nhưng trung bình, các ước tính dao động từ bốn đến mười tháng để xây dựng phần mềm tùy chỉnh.

1. Tính tích hợp, hợp nhất của hệ thống
2. Nâng cao hiệu quả của tổ chức
3. Vấn đề thời gian triển khai
4. Chi phí cho triển khai và vận hành ERP
5. Cơ sở hạ tầng
6. Vấn đề con người – Văn hoá

Đối với các hệ thống phần mềm ERP, việc triển khai hệ thống là quan trọng nhất và tốn kém nhiều chi phí nhất. Các bước triển khai hệ thống erp như sau:

• Đánh giá quy trình sản xuất kinh doanh.
• Đào tạo cho cán bộ chủ chốt
• Tổ chức dự án
• Đào tạo quản lý & nghiệp vụ cho các cán bộ
• Chạy thử
• Tiêu chí đánh giá hoạt động
• Đánh giá sau khi triển khai hệ thống ứng dụng

Phần mềm ERP đóng gói: là giải pháp quản lý doanh nghiệp được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay vì khả năng tiện dụng và tốc độ triển khai nhanh chóng. Hầu hết các phần mềm loại này đều được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ việc khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp.

Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.

Tuy nhiên, các phần mềm erp viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư lớn cũng như thời gian triển khai lâu (từ 1 năm trở lên). Kiểu phần mềm erp này thường phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn quy mô rất lớn.

Phần mềm ERP nước ngoài: 

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp loại này xuất hiện ở Việt Nam là: SAP, Oracle Quản lý doanh nghiệp, Microsoft Dynamics,…

Các phần mềm này có thế mạnh về thương hiệu lâu năm (trên 20 năm), chất lượng tốt nhưng đi kèm là giá thành không hề rẻ. Có thể nói là cao nhất trong số 3 loại phần mềm quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các phần mềm nước ngoài không đáp ứng được đầy đủ và chính xác các chuẩn mực kế toán, quy định, điều luật của Việt Nam cũng là rào cản lớn.

Đồng thời, thời gian triển khai các phần mềm erp này cũng là rào cản lớn khi các doanh nghiệp muốn sử dụng vì thông thường, doanh nghiệp cần 1-3 năm để đưa vào sử dụng hoàn thiện toàn bộ phần mềm erp nước ngoài.

Phần mềm ERP trong nước

Lợi thế mà phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… trong nước, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.

Các phần mềm ERP nội chi phí tầm trung được thiết kế và hoàn thiện bởi các đơn vị là các doanh nghiệp trong nước. Các  phần mềm ERP nội có giá mềm và linh hoạt hơn trong việc đưa ra các gói sản phẩm và việc thực hiện triển khai theo từng module

• Big bang – một hệ thống mới sẽ hoạt động ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng nó;
• Phrased Rollout – quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước;
• Agile – cũng xảy ra theo từng giai đoạn, nhưng theo thiết kế liên tục, thử nghiệm và triển khai các yếu tố cho đến khi chuyển sang một giai đoạn khác;
• Parallel – cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới.

1. Chiến lược Big bang khá mạo hiểm. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

• Đo thời gian quay vòng (thời gian giao sản phẩm cho khách hàng kể từ thời điểm hóa đơn đến)
• Kiểm tra độ chính xác dự báo hệ thống (cần thời gian, thực hiện đủ số lần quy định và thu thập dữ liệu)
• Đo lường sự hài lòng của khách hàng
• Đo lường tỷ lệ chấp nhận hệ thống của nhân viên
• Ước tính thời gian giao dịch bán hàng
• Kiểm tra thời gian ngừng hoạt động của hệ thống (số càng thấp thì càng tốt)
• Đo lường lợi ích chiến lược (ra quyết định nhanh chóng, báo cáo, tiết kiệm chi phí, v.v.)