Hiện nay, nhiều doanh nghiệp và cả những anh chị em kế toán phân vân giữa việc lựa chọn phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) để triển khai cho doanh nghiệp.
Thông thường, mọi người hay lựa chọn theo sự tư vấn, giới thiệu của bạn bè hoặc trong các group nào đó mà chưa có sự phân tích kỹ càng, hợp lý theo nhu cầu của doanh nghiệp đang mong muốn.
Tại Việt Nam hiện nay, đa phần là doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ do vậy khi có nhu cầu sử dụng phần mềm chủ doanh nghiệp sẽ thường giao cho bộ phận kế toán lựa chọn. Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm phù hợp thì kế toán cũng sẽ gặp rất nhiều kho khăn do sự đa dạng về các phần mềm hiện có như: phần mềm kế toán miễn phí, phần mềm kế toán đóng gói, phần mềm kế toán customize, …
Vì vậy để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp nhằm hỗ trợ tốt cho công việc kế toán hiện tại, đáp ứng tình hình hoạt động của doanh nghiệp đồng thời tiết kiếm chi phí cần xác định được những tiêu chí cụ thể:
1. Ngân sách
Ngân sách tối đa mà doanh nghiệp có thể chi ra để trang bị phần mềm là bao nhiêu?
– Nếu ngân sách tầm dưới 10 triệu, bạn nên tìm đến các những phần mềm kế toán chuyên báo cáo thuế như Smart, Misa, … không nên nghĩ đến ERP vì với chi phí này thì dù có phần mềm ERP nào đi nữa thì cũng chỉ là dạng nửa vời, không đem đến hiệu quả cho doanh nghiệp mà còn có thể gây rắc rối cho doanh nghiệp.
– Nếu doanh nghiệp là loại hình doanh nghiệp có sản xuất, cần tính giá thành, cần phần mềm đáp ứng được các nghiệp vụ kế toán, báo cáo thuế và tính giá thành. Để kế thừa những dữ liệu kho, chi phí, và tính giá thành khi nhập kho thành phẩm thì lúc này bạn có thể tìm đến những phần mềm kế toán đóng gói ở mức vài chục triệu trở lên. Hoặc bạn có thể sử dụng các phần mềm kế toán giá rẻ hơn để thực hiện các nghiệp vụ kế toán và làm các báo cáo, còn tính giá thành có thể làm trên Excel nhưng doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ, số lượng mặt hàng ít thì mới sử dụng được cách này.
– Nếu ngân sách tầm trăm triệu trở lên bạn có thể tìm đến các phần mềm kế toán customize để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán riêng biệt khác mà phần mềm kế toán đóng gói chưa có.
– Ngân sách đủ mạnh và lớn hơn nữa, lúc này bạn có thể nghĩ đến triển khai ERP
Xem thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán đóng gói và customize
2. Xác định nhu cầu
Trước khi tìm phần mềm phù hợp, bạn cần phải xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp về phần mềm là gì, chỉ làm kế toán, tập trung số liệu và báo cáo thuế, hay là quản lý tập trung toàn bộ nghiệp vụ số liệu của doanh nghiệp và tập hợp lên các báo cáo, dự báo phục vụ cho hoạt động thực tế của doanh nghiệp (ngoài việc phải báo cáo thuế)
Nhu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm phụ thuộc vào:
2.1. Quy mô hoạt động
Doanh thu hàng tháng, hàng năm là bao nhiêu, số lượng nhân sự quản lý cần dùng phần mềm để quản lý là bao nhiêu, bao gồm những bộ phận phòng ban nào.
– Nếu là doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, bộ phận kế toán 1-2 người, cần báo cáo thuế thì nên trang bị phần mềm kế toán chuyên dùng cho báo cáo thuế như Misa, Smart… Nên sử dụng phần mềm kế toán khi làm kế toán để tập hợp và đảm bảo tính liên tục, chính xác của số liệu.
– Nếu là doanh nghiệp có quy mô lớn, doanh số cao, dòng tiền nhiều cần quản lý minh bạch giữa các phân hệ kế toán bạn nên tìm phần mềm kế toán có phân quyền rõ ràng trong nghiệp vụ và tính kế thừa giữa các bộ phận, hoặc các phần mềm ERP nhỏ.
– Nếu là doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, cần quản lý nghiệp vụ giữa các phòng ban, tập hợp toàn bộ số liệu từ kế hoạch, dự trù, kinh doanh, mua hàng, kế toán, báo cáo quản trị nội bộ, tiến độ thực hiện, … lúc này bạn sẽ cần một phần mềm ERP.
2.2. Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
Doanh nghiệp chỉ một địa điểm hay nhiều địa điểm, các điểm điểm khác hạch toán độc lập hay phụ thuộc, có cần lập báo cáo tổng hợp, hợp nhất số liệu hay không. Doanh nghiệp có các nhà máy sản xuất ở khác địa phương hay không, …
Trên cơ sở đó bạn sẽ có lựa chọn phần mềm để sử dụng phù hợp nhất cho hoạt động của doanh nghiệp.
3. Cân nhắc lợi ích từng loại phần mềm
Phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp tinh giản, tự động hoá các nghiệp vụ kế toán – tài chính thủ công: nhập liệu, tạo giao dịch, truy vấn và phê duyệt, xuất báo cáo, …. Từ đó giúp bộ phận kế toán kết sổ nhanh chóng, báo cáo số liệu nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra một số phần mềm kế toán hiện nay tích hợp sẵn những tính năng đa tiền tệ, đa ngôn ngữ, biểu đồ như phần mềm kế toán ISSI để tạo thuận tiện cho người dùng giúp tinh giản các quy trình tạo báo cáo, đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhanh chóng hơn.
Trong khi đó ERP bao gồm luôn module kế toán tuy nhiên không tập trung quá sâu, giải pháp này cung cấp khả năng hiển thị vượt trội, cho phép các doanh nghiệp sản xuất có cái nhìn toàn diện nhất về thực trạng vận hành, giúp quản lý truy xuất tức thì insight của bộ phận kế toán hay của bộ phận bán hàng, tiếp thị, xưởng, thậm chí từ bộ phận nhân sự.
Ngoài ra ERP còn sở hữu các tính năng đặc thù, tiện lợi trong việc giúp nhà sản xuất và phân phối giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí, quản lý kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, giao hàng, v.v…
4. Thời gian triển khai
Thời gian triển khai ERP sẽ lâu hơn rất nhiều so với phần mềm kế toán. Thông thường, một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa có thể mất từ 6 đến 12 tháng để hoàn thành một dự án triển khai ERP. Mặt khác, thời gian triển khai ERP có thể kéo dài lâu hơn nữa do phải triển khai nhiều phân hệ khác nhau.
Quá trình lập kế hoạch, triển khai, hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán sẽ diễn ra nhanh hơn vì là hệ thống độc lập có số lượng người dùng ít hơn, do đó cũng sẽ không gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong khi triển khai.
Xem thêm: Tại sao nên sử dụng phần mềm thiết kế theo yêu cầu
5. Kết luận
Thực trạng của mỗi doanh nghiệp khác nhau về quy mô, nhu cầu, khả năng tài chính, quản lý, trình độ nhân viên,.. mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách đi phù hợp riêng để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn con đường sử dụng phần mềm kế toán, hoặc thay thế phần mềm kế toán đang sử dụng thành phần mềm kế toán chuyên nghiệp hơn, có nhiều tính năng quản trị hơn thì phần mềm này cần tương thích với phần mềm ERP, có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác để nếu doanh nghiệp sau này có triển khai ERP cũng sẽ dễ dàng hơn.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn triển khai ERP ngay từ đầu cũng nên lựa chọn những phần mềm ERP có khả năng mở rộng, nâng cấp dễ dàng phù hợp với nhu cầu kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp.
Hiện ISSI cung cấp các giải pháp kế toán có khả năng tích hợp với các phần mềm khác dễ dàng, chi phí hợp lý, đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại đây.
Ngoài ra, để được tư vấn triển khai các giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn hoàn toàn miễn phí, bạn liên hệ với chúng tôi tại đây nhé.
Tư vấn miễn phí
Liên hệ với chúng tôi để thảo luận về dự án của bạn và nhận báo giá miễn phí
