Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP mang lại như thế nào?

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả có vai trò then chốt trong sự phát triển kinh doanh. Đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số, phần mềm ERP là một trong những phương án được đề xuất nhằm giải quyết bài toán quản trị trong doanh nghiệp. Vậy phần mềm ERP là gì? Tại sao ERP được coi là ngôi sao đang lên trong giai đoạn chuyển mình, hướng tới sự phát triển của doanh nghiệp, nó đem lại lợi ích gì cho việc điều hành doanh nghiệp? Cùng ISSI theo dõi bài viết sau nhé!

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, ERP ứng dụng công nghệ hiện đại để tích hợp nhiều module có nhiệm vụ khác nhau, phục vụ hoạt động của tất cả các phòng ban một cách nhanh chóng, thống nhất và tự động. Trước kia, cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp nằm rải rác ở khắp các phòng ban: kế toán, kinh doanh, kho, …; nhiều phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, CRM, HRM, … thì ERP sẽ tích hợp tất cả vào một hệ thống duy nhất. Từ đó, tài nguyên doanh nghiệp được tối ưu, phục vụ mục tiêu phát triển nhanh chóng và bền vững của doanh nghiệp.

Tiền thân của giải pháp phần mềm ERP là MRP – ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất. Đến những năm 1990, tập đoàn Gartner đã hoàn thiện hệ thống MRP và hình thành nên tên gọi ERP. Đến nay, ERP ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, phù hợp với các doanh nghiệp đa ngành nghề, đa quy mô.

2. Cách thức hoạt động của phần mềm ERP

ERP hoạt động dựa trên mô hình all-in-one – tất cả các bộ phận đều được quản lý trên một hệ thống và tất cả dữ liệu chung được liên kết lại duy nhất trong một phần mềm.

ERP tập trung tối đa hóa các quy trình tự động, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ, quản lý đồng bộ các nguồn lực. Để thực hiện được điều này, ERP được tạo ra như một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và các công đoạn sản xuất như quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, kế toán tài chính…

Tham khảo thêm: Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Chi phí triển khai ERP như thế nào?

3. Điểm khác biệt của phần mềm ERP so với các phần mềm quản lý riêng lẻ

Đồng bộ dữ liệu cao: ERP mang tính thống nhất chặt chẽ, đảm bảo sự liền mạch và gắn kết các nguồn lực. Khi tất cả các phòng ban cùng sử dụng chung một hệ thống duy nhất (ERP) giúp đảm bảo tối đa sự liên kết dữ liệu giữa các quy trình sản xuất và kinh doanh khác nhau, thông tin theo thời gian thực, tránh sai sót dữ liệu.

Tính linh hoạt: Đáp ứng sự thay đổi liên tục của các doanh nghiệp, hệ thống thiết kế theo cấu trúc mở rộng nên có khả năng nâng cấp, thay đổi các module phù hợp với từng doanh nghiệp.

Tính đặc trưng: Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) cung cấp các module đặc trưng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, xử lý các công đoạn theo quy trình chuyên nghiệp. Dù tích hợp trên một phần mềm duy nhất nhưng hệ thống cung cấp các module đầy đủ chức năng như các phần mềm quản lý riêng lẻ.

Tính minh bạch, rõ ràng: Ứng dụng công nghệ hiện đại, mọi thông tin dữ liệu mà hệ thống ERP quản lý đều được tự động thu thập, xử lý và lưu chuyển. Do vậy, khi có sự chỉnh sửa,  thay đổi liên kết nào đều được ghi lại rõ ràng để doanh nghiệp có được bảng tổng hợp số liệu và đánh giá rõ ràng nhất.

4. Đặc trưng của phần mềm ERP

4.1. Thiết kế theo hệ thống module chức năng

Hệ thống ERP tích hợp nhiều module có chức năng khác nhau, có khả năng xử lý các nghiệp vụ cụ thể theo từng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng của từng phòng ban.

• Phân hệ tài chính – kế toán

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phân hệ tài chính kế toán (FICO) đầu tiên khi mới triển khai ERP, sau đó mới triển khai các phân hệ khác. FICO có các tính năng nổi bật: quản lý công nợ, thanh toán, lập kế hoạch tài chính đặc biệt liên kết đến các phân hệ khác đưa đến báo cáo chuyên sâu, đa chiều.

• Quản lý mua hàng

Module thực hiện chức năng: tạo mới, phê duyệt đề nghị mua hàng, lập in hóa đơn mua, quản lý yêu cầu đổi trả, theo dõi tiến trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và lập các báo cáo,….

• Quản lý bán hàng

Module có chức năng quản lý các hoạt động kinh doanh bán hàng để tối ưu hóa hiệu quả. Bao gồm tất cả các công việc từ thiết lập kế hoạch, chính sách và quy trình bán hàng đến quản lý đơn hàng, công nợ kinh doanh. Từ đó làm cơ sở để chủ doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời với các mặt hàng.

Tham khảo thêm: 8 lý do tại sao doanh nghiệp bạn nên sử dụng phần mềm ERP?

• Quản lý tồn kho

Quản lý kho hàng thông minh với thiết kế module thực hiện nhiều nhiệm vụ: thiết lập danh mục hàng hóa, quản lý tồn kho theo vị trí hoặc hạn sử dụng, quản lý định mức tồn kho…

• Quản trị sản xuất và tính giá thành

Các hoạt động sản xuất: lập kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết kế công đoạn, kiểm soát chất lượng đều được hệ thống ERP quản lý trong một module. Chức năng này giúp tăng tối đa năng suất hoạt động và kiểm soát giá cả hiệu quả.

• Quản trị dự án

Bao gồm các công việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý. Trong quá trình thực hiện dự án cần đảm bảo cho dự án đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng. Phần mềm hỗ trợ người quản trị dự án đạt được mục tiêu và mục đích đề ra.

• Quản lý dịch vụ sau bán hàng

ERP có thể kiểm soát hoạt động bảo hành sau bán hàng cũng như cung cấp các báo cáo, cho phép người dùng đăng ký quy trình dịch vụ sửa chữa và tự động tính toán chi phí dịch vụ cho sản phẩm.

• Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Phân hệ này cung cấp các giải pháp để tăng sự tin tưởng từ khách hàng tiềm năng và nhanh chóng đạt được sự hài lòng từ họ. Một số chức năng chính của phân hệ này bao gồm: quản lý chiến dịch tiếp thị, quản lý cơ hội bán hàng, quản lý khách hàng tiềm năng,…

4.2. Các chức năng được tích hợp chặt chẽ

Mặc dù, phần mềm ERP được thiết kế theo nhiều module theo từng chức năng, nhằm phục vụ cho từng nhiệm vụ. Đây lại là một hệ thống được gắn kết chặt chẽ, mọi thông tin của các phòng ban đều được kế thừa và lưu trữ trên database để đảm bảo tính đồng bộ xuyên suốt theo thời gian thực.

4.3. Khả năng phân tích và đánh giá chuẩn xác

Khả năng phân tích và đánh giá chuẩn xác là một trong những điểm nổi bật của ERP. Những báo cáo phân tích đa chiều được thực hiện kịp thời nhờ số dữ liệu theo thời gian thực và xuyên suốt giữa các phòng ban. Từ đó, hỗ trợ tối đa người quản lý, ban lãnh đạo trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như đưa ra chiến lược cho doanh nghiệp.

4.4. Cấu trúc linh hoạt, nâng cấp mở rộng dễ dàng theo đặc thù doanh nghiệp

Cấu trúc ERP được thiết kế dễ dàng tùy biến theo quy mô, hay đặc thù của doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động trong bất cứ lĩnh vực sản xuất, phân phối, thương mại, dịch vụ, ERP đều có khả năng thay đổi linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.

4.5. Lưu trữ dữ liệu tập trung trên một cơ sở dữ liệu duy nhất

Điều tuyệt vời trong hệ thống ERP là tất cả các dữ liệu: kế toán tài chính, mua hàng, bán hàng, kho bãi,… đều được lưu trữ trên cùng một cơ sở dữ liệu chung. Tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp cùng sử dụng chung cơ sở dữ liệu nhưng sẽ được phân quyền theo chức năng nhiệm vụ từng phòng ban hay chức vụ. Nhờ đó đảm bảo các vấn đề về bảo mật, sai sót, chênh lệch số liệu, tiết kiệm đáng kể thời gian và gia tăng năng suất lao động.

5. Lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp

5.1. ERP giúp đáp ứng nhu cầu chuẩn hóa quy trình và số liệu

Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP, nhân viên chính là những người hưởng lợi trực tiếp. Nhờ khả năng liên kết, tự động hóa quy trình nhiều bước mà năng suất làm việc của nhân viên tăng cao, giúp họ có thời gian phát huy tối đa năng lực chuyên môn thay vì phải xử lý các thao tác thủ công.

Thêm vào đó, việc phân quyền truy cập dữ liệu theo cấp bậc của nhân viên giúp kiểm soát độ chính xác của những thông tin và tài liệu quan trọng ngay từ cấp đầu tiên. Quá trình cập nhật thông tin cũng diễn ra rất nhanh chóng và có hệ thống, từ đó tăng tối đa hiệu quả công việc.

5.2. Phần mềm ERP hỗ trợ lên kế hoạch sản xuất

ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát quá trình sản xuất từ lúc hoạch định đến tính giá thành. Đồng thời kiểm soát thời gian đặt hàng cho việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, công suất từng khâu sản xuất, số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của vật tư, hàng hoá.

Việc lên kế hoạch sản xuất hiệu quả của phần mềm ERP còn giúp hoạt động kinh doanh và mua hàng diễn ra trơn tru đúng theo quy trình, tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa. Nhờ đó quá trình thống kê và lập kế hoạch kỳ sau cũng trở nên nhanh chóng dễ dàng hơn.

5.3. ERP có khả năng đưa ra phân tích và dự báo

Thông tin được cập nhật chính xác theo thời gian thực và liên kết chặt chẽ trong duy nhất một hệ thống, giúp xem các báo cáo hoạt động của nhanh chóng hơn giữa các phòng ban.

Người quản lý doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được số liệu qua các báo cáo thông minh, trực quan theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích xu hướng kinh doanh, dự báo số liệu tương lai. Từ đó có được bức tranh kinh doanh tổng thể với góc nhìn đa chiều, giúp đưa ra quyết định nhanh nhất và chính xác nhất.

5.4. Phần mềm ERP giúp chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị tài chính – kế toán

Mọi nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế toán đều được tổng hợp lại và thống nhất trên một nền tảng, giúp các kế toán viên giải quyết các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, nhanh gọn:

• Quản lý chứng từ sổ sách an toàn, giảm thiểu rủi ro thất lạc hư hỏng và tiết kiệm chi phí lưu trữ.
• Xây dựng quy trình xử lý các nghiệp vụ kế toán phù hợp với đặc thù và quy mô doanh nghiệp.
• Xử lý thông tin nhanh chóng, tự động với độ chính xác và bảo mật tuyệt đối.
• Đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị bất cứ lúc nào mà không cần đợi đến thống kê cuối tháng.
• Thực hiện các nghĩa vụ thuế, thủ tục hành chính nhanh chóng theo quy định của pháp luật

5.5. Kiểm soát chặt chẽ thông tin khách hàng

ERP giúp quản lý chặt chẽ thông tin khách hàng bằng cách lưu trữ khoa học các trường: họ tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm yêu thích,…. để kịp thời tư vấn, hỗ trợ. Từ đó doanh nghiệp đem đến trải nghiệm tuyệt vời, chiếm trọn lòng tin của khách hàng.

6. Kết luận

Mong rằng với những kiến thức mà ISSI chia sẻ qua bài viết có thể giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu phần mềm ERP là gì, các lợi ích phần mềm này mang lại.

Phần mềm ISSI ERP được xây dựng và thiết kế theo yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp với chi phí vô cùng hợp lý. Với mong muốn đem đến các giải pháp quản lý tối ưu nhất, cùng doanh nghiệp Việt Nam phát triển bền vững, các sản phẩm của ISSI luôn luôn cố gắng hoàn thiện, nâng cấp sản phẩm ngày càng tốt hơn để đem đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Nếu bạn còn nhiều thắc mắc và đang tìm kiếm một phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp bạn. Liên hệ với ISSI tại đây để được tư vấn hoàn toàn miễn phí ngay nhé.