10 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

ERP là một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp đang được sử dụng rộng rãi trong nền công nghiệp 4.0 trên toàn cầu. Tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hiểu được tầm quan trọng của giải pháp công nghệ này. Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý thủ công và phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người, dẫn đến việc thường xuyên phát sinh các khó khăn trong quy trình quản lý vận hành.

Bài viết sau đây từ ISSI sẽ chỉ ra 10 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một giải pháp ERP để gia tăng hiệu quả trong công tác quản trị.

1. Sử dụng nhiều phân hệ chức năng độc lập, riêng lẻ

Nhân viên công ty lưu trữ, theo dõi, xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có đang sử dụng một hệ thống để làm sổ sách trong khi đó nhân viên sales lại sử dụng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách vào không? Nhân viên kho thì sử dụng một hệ thống hoàn toàn khác để vận chuyển và nhận hàng? Nếu câu trả lời hầu như là ‘có’ thì khả năng tương tác giữa các bộ phận trong công ty đang không được tốt.

Việc thiếu nhất quán trong hệ thống có thể gây nên sự tàn phá của cả một quá trình. Từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc quy trình làm việc, các hoạt động bị tách biệt, thông tin không chính xác từ doanh số bán hàng ảnh hưởng nghiệm trọng đến quản lý tồn kho. Lúc này, kế toán không nhận được thông tin chính xác kịp thời dẫn đến một loạt các hệ lụy cho ngân sách marketing, lương bổng, chi phí, …

Trong trường hợp đó, phần mềm ERP chính là một trong những giải pháp cần cân nhắc. ISSI ERP tích hợp tất cả các nghiệp vụ thành một hệ thống. Sử dụng cùng một nguồn thông tin, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn, các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa trên một cơ sở dữ liệu.

2. Phụ thuộc nhiều vào các thao tác thủ công

Những phần mềm cần sử dụng nhiều thao tác thủ công như Excel đã ra đời từ rất sớm, chi phí rẻ và dễ sử dụng. Tuy nhiên, những phần mềm này vẫn còn phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người, dễ xảy ra lỗi, mất nhiều thời gian nhập và xử lý số liệu và thiếu tính liên kết từ bộ phận này sang bộ phận khác. Việc kiểm tra và đánh giá tính chính xác khi sử dụng các phần mềm này cũng mất nhiều thời gian. Và hầu hết các công cụ này không có khả năng trực quan hóa dữ liệu hay cập nhật dữ liệu ở thời gian thực.

Để nâng cao lợi thế cạnh tranh, tăng cường khả năng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng cũng như quản lý chặt chẽ dữ liệu và các thông tin nội bộ, doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp công nghệ hiện đại hơn để loại bỏ dần các sai sót thủ công và hướng đến tự động hoá.

3. Dữ liệu khó truy cập, mất thời gian trong truy cập thông tin – dữ liệu

Hoạt động kinh doanh tạo ra lượng thông tin vô cùng lớn, trong khi đó nhân viên công ty lại khó tiếp cận những thông tin này. Nếu có người hỏi về doanh số trung bình biên, chỉ số đo lường, số lương đơn hàng mỗi ngày, … thì cần nhiều thời gian để thu thập và phân loại thông tin. Nếu cần xuất ra báo cáo sẽ còn mất nhiều thời gian hơn nữa. Cần phải trao đổi dữ liệu chính xác, nhanh chóng và đáng tin cậy giữa các bộ phận để giảm thời gian của các quy trình trùng lặp và hợp nhất thông tin.

Tính tự động, linh hoạt và tích hợp thông tin của giải pháp phần mềm ERP vượt trội hơn hẳn so với những phần mềm riêng lẻ.

Nhân viên công ty tiếp nhận thông tin nhanh chóng, đẩy nhanh tiến độ hoạt động công việc. Nhờ phần mềm ERP, quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh bất kỳ lúc nào, nhân viên có thể truy cập thông tin dễ dàng và chủ động hơn.

Có một giải pháp ISSI ERP chứa dữ liệu chính xác và thời gian thực, cho phép luồng thông tin xuyên suốt trong toàn bộ bộ phận. Bên cạnh việc làm cho dự báo trở thành một quy trình đơn giản hơn, còn giúp nhân viên có cái nhìn sâu sắc hơn về các quy trình liên quan.

4. Hệ thống lưu trữ dữ liệu thiếu chính xác

Các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ khó đưa ra quyết định đầu tư kinh doanh, kế hoạch tài chính hay thống kê chính xác tình hình doanh nghiệp nếu dữ liệu thiếu chính xác hoặc không được cập nhật liên tục. Một hệ thống lưu trữ dữ liệu lỗi thời, thông tin không chính xác sẽ là rào cản lớn của sự phát triển doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn cũng đang gặp phải vấn đề tương tự thì đây là lúc bạn nên xem xét để sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại hơn. Trong đó, hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện ERP là một lựa chọn hoàn hảo và cấp thiết.

5. Không thể theo dõi dữ liệu theo thời gian thực

Nhược điểm lớn của các phần mềm quản lý riêng biệt đó là không hiển thị dữ liệu theo thời gian thực cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc theo dõi năng suất, hiệu quả làm việc, giải quyết các vấn đề tồn đọng, đồng thời các nhà quản trị khó có thể đưa ra các dự báo cho doanh nghiệp vào đúng thời điểm, dễ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

6. Dữ liệu bảo mật kém, không có sự phân quyền truy cập dữ liệu

Không có sự quản lý và phân quyền truy cập dữ liệu. Các dữ liệu không được phân quyền theo cấp độ cá nhân, phòng ban. Cần có sự thiết lập phân quyền cho phòng ban phù hợp với tính chất công việc và nhu cầu sử dụng phần mềm. Các cá nhân trong phòng ban sẽ được phân quyền giống nhau hoặc khác nhau dựa trên chức vụ của họ trong team. Tạo nhóm để cộng tác các phòng ban với nhau, chia sẻ thông tin chung theo hệ thống phân cấp linh hoạt (người dùng, vai trò, cấp bậc)

7. Kế toán gặp nhiều khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính – kế toán

Thông thường, dấu hiệu đầu tiên sẽ xuất phát từ phòng kế toán. Nếu bộ phận kế toán tốn quá nhiều thời gian để nhập hóa đơn giấy, đơn bán hàng vào phần mềm kế toán và bán hàng khác nhau. Đối với các báo cáo tài chính, mất thời gian dài để thống nhất hoặc điều chỉnh thông tin tài chính trên toàn hệ thống, các bảng tính. Cần cân nhắc có bao nhiêu công việc đang bị lãng phí thời gian mà phần mềm ERP có thể xử lý ngay lập tức. Tất cả thông tin tài chính trong một dữ liệu của phần mềm ERP, nhân viên kế toán sẽ không phải tốn hàng giờ để đối chiếu, ghi lại số liệu hoặc tự điều chỉnh dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ có nhiều thời gian, để cung cấp cho bạn các báo cáo quan trọng theo đúng hạn.

8. Không thấy bức tranh tổng quan về hiệu suất doanh nghiệp

Không thể nhìn thấy bức tranh tổng quan về hiệu suất doanh nghiệp đồng nghĩa với việc không thể theo dõi dữ liệu theo thời gian thực và hệ thống lưu trữ dữ liệu thiếu chính xác. Đối với các nhà quản trị, việc xem các chỉ số hoạt động từ một hệ thống tích hợp trên cơ sở thu thập và phân tích báo cáo dữ liệu là cách duy nhất để nhận biết và đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp.

Đầu tư vào một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng khắc phục khó khăn trên. Bằng những công cụ và phân hệ hiện đại được tích hợp trực tiếp, nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi bức tranh tổng quan lẫn chi tiết của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

9. Khó khăn trong việc bán hàng, giữ ‘khách hàng’

Trong thời đại kỹ thuật số ngày càng phát triển, tính chính xác và tức thời là yếu tốc quan trọng của các doanh nghiệp. Khách hàng chỉ kiếm những nơi cung cấp cho họ thông tin nhanh chóng, chính xác và họ mong đợi một dịch vụ thật hoàn hảo. Vậy thì dấu hiệu gì cho thấy doanh nghiệp của bạn đang gặp rắc rối với dịch vụ khách hàng?

• Không giải quyết vấn đề ngay lập tức khi khách hàng hỏi về tình trạng còn hàng của một loại hàng cụ thể.
• Quy trình quản lý kho hàng không được xử lý thích hợp, dẫn tới nguy cơ ‘quá tải’ trong bán hàng. Điều đó khiến cho doanh nghiệp của bạn không đáp ứng nhanh chóng dịch vụ khách hàng.
• Nhóm bán hàng và kho hàng đang sử dụng hai hệ thống khác nhau để sắp xếp mọi thứ, cần thời gian để nhóm bán hàng đăng nhập vào hệ thống khác và theo dõi tình trạng còn hàng…
• Không đảm bảo đúng số lượng sản phẩm ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
• Không theo dõi được tình trạng của đơn đặt hàng.

Bằng cách sử dụng giải pháp ISSI ERP, nó hợp lý hóa tất cả các hoạt động kinh doanh phức tạp đó và tăng năng suất. Nhân viên ở mọi bộ phận có cùng quyền truy cập vào tất cả dữ liệu thời gian thực.

Đại diện khách hàng có thể trả lời câu hỏi của khách hàng về đơn hàng và tình trạng giao hàng, tình trạng thanh toán, vấn đề dịch vụ, … mà không phải treo điện thoại để kiểm tra với bộ phận khác. Hơn thế nữa, khách hàng có thể chỉ cần truy cập vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái đơn hàng.

10. Hệ thống CNTT quá phức tạp và tốn nhiều thời gian

Một trong những nhược điểm lớn nhất khi có nhiều hệ thống trong một doanh nghiệp là việc quản lý CNTT có thể trở thành một cơn ác mộng. Tùy biến các hệ thống, tích hợp chúng lại với nhau và duy trì chúng bằng các bản vá lỗi và nâng cấp có thể tốn thời gian và chi phí cũng như nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp.

Các cập nhật sẽ tốn kém chi phí và tốn nhiều thời gian, có thể gây ra các vấn đề phát sinh không kiểm soát được. Do đó, hiện đa số các doanh nghiệp tầm trung đang sử dụng những phiên bản phần mềm đã lỗi thời.

Thay vì thêm nhiều phần mềm và phức tạp hơn vào một hệ thống chưa có hiệu quả, công nghệ ERP có thể cung cấp cho bạn sự nhanh nhẹn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Đó là lý do tại sao lựa chọn một nhà cung cấp ERP customize theo yêu cầu doanh nghiệp như ISSI ERP là rất quan trọng.

Với ISSI ERP, cập nhật hệ thống không còn là vấn đề, và các chức năng mới dễ dàng bổ sung khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi. 

11. Kết luận

Nếu doanh nghiệp đang gặp phải 10 dấu hiệu trên thì đây là lúc cần đến sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ hiện đại. Giải pháp ERP hiện đang trở thành một công cụ hữu ích và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Với ISSI ERP, doanh nghiệp có thể tạo ra một nền tảng làm việc nhất quán giữa các phòng ban, lưu trữ hệ thống dữ liệu chặt chẽ, trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng và bảo mật, tự động hoá các thao tác thủ công.

Để được tư vấn về giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP hãy để lại thông tin phía dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.