Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?

Covid-19 đem lại nhiều khó khăn cho nền kinh tế Việt Nam, nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa, các nhân viên làm việc tại nhà, … Từ đó, các doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số và bắt đầu quan tâm, tìm hiểu để áp dụng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chuyển đổi số rất rộng và nhiều doanh nghiệp không biết bắt đầu từ đâu, chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Doanh nghiệp như thế nào thì cần phải chuyển đổi số?

Mỗi doanh nghiệp cần nhìn nhận và phân tích đúng về doanh nghiệp của mình, nhu cầu kinh doanh và hệ thống CNTT hiện như thế nào. Đối với những doanh nghiệp có tệp khách hàng lớn, sản phẩm, dịch vụ cung cấp đa dạng, địa bàn hoạt động rộng lớn, cần sự phân tích dữ liệu lớn, kiểm soát và tổng hợp dữ liệu thường xuyên để đưa ra đánh giá, kế hoạch nên thực  hiện chuyển đổi số.

2. Các cấp độ chuyển đổi số

Một là số hoá thông tin (digitization) nhằm tạo ra biểu diễn số của các thực thể (tức tạo ra dữ liệu đặc trưng cho các thực thể này). Ví dụ: Giấy tờ bản cứng chuyển thành file mềm trên máy tính; ghi chú trên giấy nhập lên bảng tính Excel hay báo cáo giấy chuyển thành file PDF

Hai là số hóa tổ chức (digitalization) nhằm tạo ra hoặc đổi mới mô hình hoạt động hay kinh doanh (business model) của các tổ chức hay doanh nghiệp để thích nghi với sự hiện hữu của các môi trường số hóa, tức chuyển đổi cách thức hoạt động với việc dùng công nghệ số và dữ liệu để tạo ra giá trị mới lớn hơn của tổ chức.

Ba là chuyển đổi (transformation) tổng thể và toàn diện tổ chức, gồm lãnh đạo, nhân viên, văn hoá, quy trình… với mô hình hoạt động mới.

Tham khảo thêm: Chuyển đổi số là gì? Tầm quan trọng của chuyển đổi số hiện nay

3. Cách để áp dụng thành công chuyển đổi số

3.1. Thiết lập chiến lược và văn hoá dài hạn

Ở Việt Nam, chiến lược và văn hoá doanh nghiệp luôn là câu chuyện không có hồi kết. Đơn giản như việc “Làm sao hạn chế mâu thuẫn nội bộ?”, “Làm sao để nhân viên gắn bó và nhiệt huyết với công ty?”, “Tại sao đã đào tạo nhưng nhân viên vẫn chưa làm việc hiệu quả?”, …

Cùng xem xét các bước để xây dựng chiến lược văn hoá hiệu quả hơn.

• Xác định Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của công ty và duy trì đúng thực tiễn những điều này

Sứ mệnh của tổ chức giúp hiểu được công việc kinh doanh tồn tại để làm gì, phục vụ ai. Tầm nhìn sẽ đưa ra những điều doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai.

Giá trị cốt lõi của tổ chức là những niềm tin ảnh hưởng tới cách cư xử giữa con người với con người hay giữa tập thể này với tập thể khác, thường ăn sâu trong tổ chức, hình thành tâm lý chung, tạo ra một môi trường, văn hoá nơi làm việc.

Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của một doanh nghiệp sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành chiến lược và văn hoá của công ty. Vì vậy không có một khuôn mẫu hay quy chuẩn nào để thực hiện theo. Điều này cần xác định ngay lúc ban đầu để làm kim chỉ nam cho sự phát triển lâu dài của công ty và cần được thực hiện nghiêm túc, lâu dài.

• Tuyển dụng các nhân viên có khả năng bổ sung lẫn nhau

Một đội ngũ nhân viên đa dạng quan điểm sẽ đưa ra vô số những ý tưởng ý tưởng khác nhau. Hãy nâng cao văn hóa doanh nghiệp của bạn bằng cách tuyển dụng và tạo điều kiện để những người có khả năng bổ sung cho nhau làm việc trong cùng một nhóm.

• Sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả.

Khi chiến lược được thiết lập, doanh nghiệp cần rà soát xem các mục tiêu đặt ra được thực hiện đến đâu để đánh giá kết quả và hiệu quả. Ngoài những tiêu chí đánh giá tự xây dựng, công ty nên sử dụng thêm các công cụ đánh giá có sẵn để thu được mức độ đánh giá chính xác và toàn diện.

Các công cụ đánh giá chiến lược hiệu quả có thể kế đến là Scoro, Datapine, Base Planning,… Chỉ khi nắm chắc thông tin này, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục đưa ra hướng đi phù hợp trong tương lai.

3.2. Gắn kết và tối ưu hoá trải nghiệm khách hàng

86% người mua sẽ chi trả nhiều hơn cho 1 trải nghiệm khách hàng tốt, nhưng chỉ 1% khách hàng cảm thấy rằng các nhà cung cấp đáp ứng được sự kỳ vọng của họ.

Đến năm 2020, trải nghiệm khách hàng không còn đơn thuần chỉ là phân biệt tên gọi hay giá cả, hay trải nghiệm online hay offline tại cửa hàng mà là tất cả những trải nghiệm, tương tác với thương hiệu của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc thứ bạn bán, cách bạn bán, … đều sẽ trở thành hàng hoá.

7 giai đoạn trải nghiệm khách hàng bao gồm:

• Giai đoạn biết: Giới thiệu đối tác và khách hàng, PR, networking, quảng cáo, sự kiện, SEO, bài viết của khách hàng…
• Giai đoạn thích: Sự kiện, blog, ebook, truyền thông xã hội, brochure, apps, checklists, cuộc thi…
• Giai đoạn thử: Showroom, sản phẩm miễn phí/ giá trị thấp, đánh giá từ khách hàng đã sử dụng, apps…
• Giai đoạn tin tưởng: Giải thưởng, lời chứng thực của khách hàng, nghiên cứu tình huống, diễn thuyết tại các hội nghị, hội thảo…
• Giai đoạn mua: Quy trình khám phá – bán hàng – thực hiện hợp đồng – thanh toán, tài liệu bán hàng, hướng dẫn khách hàng…
• Giai đoạn mua lại: Đánh giá và góp ý của khách hàng, cộng đồng khách hàng, hoạt động nuôi dưỡng khách hàng, cross sell, up sell…

Trải nghiệm thương hiệu như hành trình đi bộ đường dài, từng bước kết nối khách hàng sâu sắc hơn với thương hiệu của bạn. Vì vậy, cần thực hiện chính xác, tăng sự hài lòng của khách hàng.

3.3. Quy trình và cải tiến không ngừng

Mục đích của việc cải tiến quy trình là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Hãy nghĩ về thời gian mà nhân viên của bạn dành để theo dõi, kiểm tra một công việc đã xong hay chưa, hoặc thảo luận về tiến độ làm việc trong cuộc họp. Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Base Wework cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại hơn và giúp tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.

Cải tiến quy trình nhằm tăng năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay. Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống.

3.4. Quyết đoán trong việc áp dụng công nghệ

Với 2 tỷ người sử dụng internet băng thông cao và 51.9% dân số thế giới sở hữu điện thoại thông minh, thế giới giờ đây không chỉ “phẳng”, mà còn “tức thì”, tất cả nhờ có công nghệ.

Dù sáng tạo ra sản phẩm hay dịch vụ gì cũng phải áp dụng công nghệ. Sự bắt đầu của thời kỳ công nghệ với đã đặt lại định nghĩa về nhu cầu và thị trường cho mọi ngành nghề.

Chỉ trong tích tắc, nền tảng công nghệ đã biến kinh doanh trở thành một sân chơi bình đẳng, nơi một công ty nhỏ có thể đánh bại một đế chế doanh nghiệp hùng mạnh với tuổi đời hàng trăm năm.

3.5. Phân tích và quản lý dữ liệu

Sự phát triển của công nghệ đã đặt ra những thách thức chưa từng có về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu. Doanh nghiệp giờ đây cần đến những “Big data Analyst” để có khả năng chuyển đổi dữ liệu thành tài sản vốn, biến những con số vô tri thành con số “biết nói”.

Vấn đề thật sự không nằm ở việc bạn thu thập dữ liệu, thay vào đó, là bạn dùng dữ liệu để làm gì. Chỉ cần doanh nghiệp biết khai thác một cách có hiệu quả thì Big Data sẽ trở thành một khối tài sản vô giá, từ đó giúp cắt giảm chi phí, tăng thời gian phát triển và tối ưu hóa sản phẩm, đồng thời hỗ trợ con người đưa ra những quyết định đúng và hợp lý hơn.

4. Kết luận

Hành trình chuyển đổi số là một chuyến đi dài đối mặt với vô số thách thức khó có thể đong đếm ra hết trong một bài viết. Khi cả thế giới đã nói quá nhiều về chuyển đổi số, kinh doanh online thì các doanh nghiệp cần quay lại với những điều căn bản, nhờ đó có thể mạnh dạn bước những bước đi đầu tiên, trên hành trình chinh phục người dùng.