Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì?

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không? Cùng ISSI theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (còn gọi là USB Token) là một thiết bị đã được mã hóa toàn bộ thông tin dữ liệu của doanh nghiệp vào USB Token, dùng để ký số điện tử thay cho chữ ký tay thông thường trên các loại văn bản hoặc tài liệu số thông qua mạng internet.

Nó cũng là một dạng chữ ký điện tử. Đây là thông tin được mã hóa bằng khóa riêng của người gửi, được đính kèm theo văn bản nhằm đảm bảo cho người nhận định danh và xác thực đúng nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được.

Căn cứ khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

2. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

3. Ứng dụng chữ ký số

Để thực hiện các thủ tục kê khai thuế, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử, nộp tờ khai qua mạng, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký chữ ký số. Chữ ký số giúp doanh nghiệp đảm bảo cho tờ khai có giá trị về mặt pháp lý và bảo mật thông tin.

Chữ ký số đóng một vai trò rất quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp vì chữ ký số được cung cấp bởi hệ thống CA công cộng như FPT có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay trong các giao dịch phi điện tử.

Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số, giúp hoạt động giao dịch có thể diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian;

Có thể sử dụng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp với mức độ tin cậy, bảo mật và tính xác thực cao.

3.1. Trong chính phủ điện tử

• Khai báo hải quan điện tử, thuế điện tử
• Khai sinh, khai tử
• Cấp các loại giấy tờ và chứng chỉ
• Hệ thống nộp hồ sơ xin phép: xuất bản, xây dựng, y tế, giáo dục…

3.2. Trong thương mại điện tử

• Chứng thực danh tính người tham gia giao dịch, xác thực tính an toàn của giao dịch điện tử qua mạng Internet.
• Chứng thực tính nguyên vẹn của hợp đồng, tài liệu…
• Ứng dụng xác thực trong Internet banking
• Ứng dụng xác thực trong giao dịch chứng khoán
• Ứng dụng xác thực trong mua bán, đấu thầu qua mạng

Tham khảo thêm: Chuyển đổi số là gì? Tầm quan trọng của chuyển đổi số hiện nay

4. Lợi ích chữ ký số

– Thủ tục nhanh gọn, không cần trực tiếp ký tay: Thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng…

– Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

– Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu: Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết, các bên không có cơ sở phủ nhận chữ ký của mình khi đã thực hiện việc ký số. Từ đó, hạn chế các tranh chấp không đáng có giữa các bên.

– Ngăn ngừa giả mạo: Khi người dùng thực hiện việc ký số tài liệu điện tử thành công thì không có cách nào thay đổi được, nhờ có công nghệ mã hóa công khai nên thông tin được bảo mật. Như vậy khóa công khai sẽ bảo mật tất cả nội dung trong chữ ký số,  như vậy người nhận sẽ không thể sử dụng khóa công khai để giải mã tài liệu.

– Dễ dàng truyền thông tin: Tất cả các tài liệu số hóa có thể được chia sẻ trực tuyến chỉ với một cú nhấp chuột. Việc chuyển giấy tờ văn bản điện tử đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn.

– Bảo vệ môi trường: Sử dụng USB Token để giảm việc sử dụng các thủ tục giấy tờ thủ công bằng cách chuyển sang Chữ ký số điện tử, góp phần tránh lãng phí tài nguyên.

5. Chứng thực chữ ký số

Dịch vụ chứng thực chữ ký số là một loại hình dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm :

• Tạo cặp khóa ( khóa công khai và khóa bí mật) cho thuê bao.
• Cấp, gia hạn, tạm dừng. phục hồi chứng thư số của thuê bao.
• Duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số

6. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Cá nhân, tổ chức có thể mua chữ ký số từ đại lý chữ ký số của VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).

Tham khảo thêm: Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?

7. Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
• Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.
• Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Qua những thông tin trên, ISSI hi vọng đã giúp bạn đọc hiểu thêm hơn phần nào về chữ ký số.