5 Khó khăn thường gặp trong chuyển đổi số là gì?

Đại dịch COVID-19 ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Một dự án chuyển đổi số muốn đạt được thành công cần sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau nhưng không kém phần quan trọng như năng lực nhân sự, tài chính, văn hoá công ty, …. Dưới đây là những khó khăn mà ISSI nhận thấy nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình chuyển đổi số của họ.

1. Tư duy và tầm nhìn của người lãnh đạo

Công nghệ là yếu tố quan trọng trong chuyển đổi số, tuy nhiên nó chưa phải là yếu tố quan trọng nhất. Nhận thức, tư duy của người đứng đầu và văn hoá doanh nghiệp mới là yếu tố cốt lõi nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Hầu hết những người lãnh đạo ở công ty không quá hiểu rõ về công nghệ nên sẽ thường cần đến sự tư vấn của các đội ngũ chuyên gia. Tuy nhiên, bắt buộc cần có sự tham của các nhân sự chủ chốt của công ty, tuyệt đối không thể phó mặc hết cho đội ngũ thuê ngoài.

Trước sự thay đổi lớn như vậy đồng nghĩa với sự loại bỏ hoàn toàn cách làm cũ, thoát khỏi vùng an toàn để đón nhận một cách thức làm việc hoàn toàn mới. Điều này không phải ai cũng có thể chấp nhận được, đặc biệt sẽ càng khó khăn hơn ở những lãnh đạo lớn tuổi, tư duy không cởi mở lắm để đón nhận điều mới.

Do đó, lãnh đạo cần phải là người hiểu rõ về số hoá, chuyển đổi số, làm gương cho các nhân viên khác, là người tiên phong sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp nhanh chóng hơn.  

2. Chuyển đổi số tốn rất nhiều thời gian

Để chuyển đổi số hoàn thiện, dự án này thường kéo dài hơn so với dự kiến ban đầu của doanh nghiệp, chi phí từ đó cũng tăng theo. Quy trình chuyển đổi số cần khoảng thời gian tối thiểu từ 2-5 năm để mang lại hiệu quả thấy rõ cho doanh nghiệp. Đây là một chiến lược dài hạn, cần sự đầu tư về thời gian, chi phí nhiều.

Thông thường, doanh nghiệp lần lượt trải qua 3 giai đoạn để thực hiện quy trình chuyển đổi số:

– Số hóa (Digitization): Giai đoạn đầu tiên và bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi số. Tại giai đoạn này, doanh nghiệp cần chuyển đổi những dữ liệu dạng giấy thành những dữ liệu được lưu trên các phần mềm máy tính.  

– Ứng dụng số hóa (Digitalization): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần sử dụng những phần mềm hoặc các công cụ công nghệ khác để tối ưu tất cả số liệu nhằm loại bỏ các công việc hành chính thủ công mất thời gian như việc ghi chép, tìm kiếm thông tin, thống kê, …

– Chuyển đổi số (Digital transformation): Tại giai đoạn cuối này, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi tất cả cách thức vận hành, cách thức làm việc nhằm tạo ra hiệu quả  cao nhất nhưng tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.

Theo thực tế hiện nay, các dự án chuyển đổi số mới chỉ lên kế hoạch và thực hiện ở bước thứ hai Digitalization là doanh nghiệp đã cạn kiệt chi phí và cảm thấy “đuối sức”.

Do vậy, chuyển đổi số là một kế hoạch dài hơi, như một cuộc đua đường dài, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ tâm lý, tài chính vững vàng và trông chờ một kết quả thay đổi rõ ràng, mang đến nhiều lợi ích trong dài hạn thay vì mong chờ một hiệu quả tức thời trong ngắn hạn.

Tham khảo thêm: Quy trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thành công

3. Năng lực nhân sự không theo kịp sự thay đổi

Trong các dự án chuyển đổi số thất bại sẽ có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc đó. Yếu tố quản lý nhân sự, khả năng áp dụng các thay đổi công nghệ của nhân sự chiếm 80% đến sự thành bại của dự án chuyển đổi số.

Bước vào quy trình chuyển đổi số, đòi hỏi các nhân viên cần có những kỹ năng và năng lực thay đổi phù hợp, linh hoạt với cách thức vận hành kinh doanh mới. Khi nguồn nhân lực bị thiếu hụt các kỹ năng này, mô hình chuyển đổi số sẽ thất bại vì không có nhân lực thực hiện, triển khai.

Thông thường, tại doanh nghiệp Việt Nam đều hoạt động theo một mô hình kinh doanh truyền thống là chia nhỏ doanh nghiệp thành các phòng ban chức năng. Nhưng chuyển đổi số đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng một cách tiếp cận khác. Con người, quy trình và công nghệ cần phải có sự kết hợp với nhau nhằm tạo ra các mô hình kinh doanh mới và các dịch vụ liên quan.

Nhân viên phải có các kỹ năng mới, những kỹ năng này tập trung vào đổi mới, thay đổi, sáng tạo cùng với các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT).

4. Kỳ vọng một giải pháp hoàn hảo

Theo thực tế đã chỉ ra cho chúng ta nhận thất không có một giải pháp nào phù hợp cho tất cả các yêu cầu doanh nghiệp mong muốn như về ngân sách triển khai, bảo mật dữ liệu, bảo mật công nghệ thông tin, hiêu quả công việc, …

Để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng rất nhiều công cụ và phần mềm như: phần mềm kế toán để quản lý những hoạt động tài chính kế toán, phần mềm HRM để quản lý nhân sự, phần mềm CRM để quản lý mối quan hệ với khách hàng, phần mềm công việc để quản lý công việc,…Hoặc để có những phần mềm được viết riêng, phù hợp với tất cả yêu cầu của doanh nghiệp thì khoản ngân sách mà doanh nghiệp bỏ ra không hề nhỏ.

Vì vậy, những phần mềm viết sẵn, phần mềm SaaS hoặc phần mềm kế toán ISSI Accounting đều là lựa chọn phù hợp của nhiều doanh nghiệp để chuyển đổi số. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định được rằng chúng là phần mềm viết sẵn nên sẽ có những nghiệp vụ đặc thù của mình mà phần mềm không đáp ứng được. Thay vào đó, ngân sách sẽ tiết kiệm được rất nhiều.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sẵn sàng chi trả một khoản phí lớn để mong muốn có được một phần mềm được thiết kế và xây dựng phù hợp với tất cả yêu cầu, quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình, bạn có thể tham khảo các phần mềm tại ISSI. ISSI cung cấp cho các doanh nghiệp những phần mềm customize đáp ứng yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp, khả năng nâng cấp, mở rộng dễ dàng nhanh chóng. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi tại đây.

Mong đợi vào một giải pháp hoàn hảo để giải quyết tất cả khó khăn là một trong những thách thức của chuyển đổi số mà các doanh nghiệp cần phải vượt qua.

5. Tối ưu trải nghiệm cho người dùng cuối

Đa phần các dự án chuyển đổi kỹ thuật số sẽ tập trung vào các tính năng hơn là quan tâm đến trải nghiệm của người dùng cuối.

Trong thực tế, chuyển đổi số thường xuất phát từ mong muốn của đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp hướng về một tương lai tăng trưởng doanh thu và tăng cường lợi thế cạnh tranh nên khi áp dụng các giải pháp chuyển đổi số sẽ là một yêu cầu bắt buộc với nhân viên chứ không phải xuất phát từ những khó khăn của nhân viên trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, đôi khi có sự tư vấn thiếu sót của những công ty bán phần mềm làm cho việc chuyển đổi số chỉ được áp dụng từng phần (nay là phần kế toán, mai là phần nhân sự) dẫn tới hậu quả là thiếu sự liên kết của chính các bộ phận trong doanh nghiệp và trở ngại khi muốn nâng cấp, sử dụng thêm các giải pháp công nghệ khác sau này.

Vì vậy, các dự án chuyển đổi kỹ thuật số cần tập trung giải quyết những khó khăn trong quá trình làm việc của nhân viên, nâng cao trải nghiệm của người dùng nhiều hơn.

6. Kết luận

Chuyển đổi số là một chiến lược bắt buộc của doanh nghiệp để bắt kịp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh đồng thời tăng cường lợi thế cạnh tranh. Vì vậy, hãy phát hiện và loại bỏ sớm những khó khăn trong chuyển đổi số vừa kể trên để đảm bảo doanh nghiệp sẽ thực hiện chiến lược này thành công!