Cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Có bao giờ bạn tự đặt câu hỏi tại sao mọi người cùng có số lượng thời gian như nhau nhưng có người thành công có người thất bại? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là câu trả lời cho câu hỏi trên. Con đường đi thành công nhanh hay chậm, đến đích hay không phụ thuộc phần lớn vào cách sử dụng thời gian. Cách sử dụng thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng có thể rèn luyện được. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc vận dụng để quản lý thời gian để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công việc cần làm và thời gian hoàn thành.

Các kế hoạch này có thể được phân theo buổi (sáng, trưa, chiều, tối), theo ngày (một ngày, ba ngày,…), theo tuần (các ngày trong tuần), theo tháng hoặc theo năm,… tùy vào mục đích, mục tiêu của người lập ra.

Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết?

Đạt được thành công nhanh hơn

Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng là không thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch. Không có kế hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn.

Một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước.

Giảm áp lực công việc

Quá tải công việc, các dealine liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không được đảm bảo sẽ tác động tiêu cực đến cuộc sống.

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải. Nếu bạn làm việc trong trạng thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không phải chịu các gánh nặng tâm lý.

Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng công việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt. Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, sẽ luôn trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại không thực sự chất lượng.

Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình. Bạn sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn. Quản lý thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người. Khác biệt để thành công.

Tạo sự cân bằng trong cuộc sống

Cần có sự phân bổ thời gian hợp lý, thời gian dành cho công việc, gia đình, cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng.

Nếu chỉ tâp trung thời gian vào một đối tượng nhất định như gia đình hoặc công việc sẽ làm mất cân bằng trong cuộc sống của bạn.

Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con người, mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực.

Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể bỏ bản thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,…

Hạn chế thói quen xấu

Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, hạn chế những công việc không thực sự cần thiết. Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực cho bạn làm những công việc lớn hơn.

Cách sử dụng thời gian hiệu quả

Nhận thức những yếu tố gây lãng phí thời gian

Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:

• Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
• Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn.

• Chưa biết cách từ chối: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
• Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,…
• Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…

Cách lập kế hoạch, quản lý thời gian

Áp dụng nguyên tắc SMART

SMART gồm 5 yếu tố để xác định, thiết lập mục tiêu hiệu quả từ đó giúp bạn quản lý thời gian và thực hiện mục tiêu hiệu quả hơn. Cụ thể như sau:

– S (Specific): Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm.

– M (Measurable): Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.

– A (Achivable): Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.

– R (Relevant): Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không.

– T (Time bound): Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện.

Sắp xếp công việc theo mức độ

Cần thiết và khẩn cấp: công việc cần hoàn thành có hạn gần tới.

Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,…

Không cần thiết nhưng khẩn cấp: những công việc có thể ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ,…

Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,….

Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù hợp.

Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch

Khi bắt tay vào kế hoạch và thực hiện kế hoạch cần nghiêm chỉnh thực. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút cũng là không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau.

Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang, không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn bị lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các công việc phía sau cũng ảnh hưởng.

Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công.

Điều chỉnh kế hoạch

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý, cần loại bỏ những công việc này hoặc điều chỉnh lại. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.

Mong rằng bài viết trên có thể giúp bạn có thêm thông tin và rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn.